Деловая переписка на английском. Советы эксперта
Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.
Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:
- Вступление/ Introduction. В этой части письма формулируется цель его написания.
- Основная часть письма/ Body of the letter. В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.
- Заключительная часть/ Conclusion. В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.
Адресат/ Addressee
Текст начинается с обращения к адресату (addressee).
Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:
Dear Mr. Robinson,
Dear Mrs. Seefob,
Dear Ms. Ching,
Dear Prof. Chensky,
После имени получателя ставится запятая. Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:
To whom it may concern,
Dear Sir,
Dear Madam,
Dear Sir/Madam,
В этом случае также ставится запятая.
Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:
Dear all,
Dear Colleagues,
Dear Marketing Team,
Тело письма/ Body of the letter
Основанная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.
Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:
Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.
Вступительный абзац /Opening paragraph
Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:
I am writing to … — Я пишу, чтобы…
I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…
Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…
Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…
With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…
This is to confirm that…— Настоящим подтверждаем, что
Благоприятные известия/ Good news
Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:
We are delighted to confirm…— Нам очень приятно подтвердить…
We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…
Негативные новости/ Bad news
Информация негативного характера вводится предельно корректно:
We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…
I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…
I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…
I am afraid that we will not be able to…— Я боюсь, что мы не сможем…
Запрос информации/ Requesting information
Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:
We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…
Could you…? – Не могли бы Вы…?
Please let us know…— Пожалуйста, сообщите нам…
Предложение помощи/ Offering help
В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:
We would be happy to help you with… — Мы были бы рады помочь Вам с…
Would you like us to…? – Не хотели бы Вы, чтобы…?
Извинения/ Saying sorry
В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:
We must apologize for… — Мы должны извиниться за…
We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…
We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…
Прикрепленные файлы/ Attaching files
Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:
Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…
I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается…
Заключение/ Closing remarks
Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:
Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…
If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.
Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.
I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.
We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.
Подпись/ Signature line
Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу «Yours sincerely» («Sincerely») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата. В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом.
Записывайтесь на курсы английского языка в языковую школу Инфинити по телефону: +7 (843) 207-01-31
